誰でも一から作れる!業務マニュアルの制作手順と作り方

誰でも一から作れる!業務マニュアルの制作手順と作り方

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この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。

業務マニュアルの制作は何から手をつけるべきか

マニュアル制作にはまず計画を立てる必要があります。

業務マニュアルの制作にあたっては、

・改訂版なのか新規制作なのか
・納期はいつなのか
・関連部署との連携
・制作メンバーを誰にするか

……などの確認を行い、抜け漏れなく業務を遂行しなくてはなりません。

改訂であればベースとなるマニュアルがあり、定期的に改訂を行うことによって内容を精査していきます。しかし、新たにマニュアルを制作すると、膨大な情報を一からまとめあげなくてはいけません。

参考:
マニュアル改訂の適切なタイミングと改訂履歴の記載方法

想像しただけでも大変な作業ですが、いったい何から手をつければ良いのでしょうか?そこで今回は、業務マニュアル制作手順をご紹介したいと思います。

業務マニュアルの制作手順1.目的やスケジュールを確認する

まずは、業務マニュアル制作の目的や仕様を確認し、スケジュールを決めていきます。

内容は以下のとおりです。

1.対象を確認する

マニュアルを作るにあたり、まず確認しなければならないのが対象です。

なぜなら対象によって理解できる内容や、公開できる内容などが変わるからです。

新入社員向けなのか管理職向けなのか、アルバイト向けなのか社員向けなのか、対象がどのような属性であるのかを確認します。

対象が決まると、習熟度や要求スキルも自然と定まるため、コンテンツの骨子も決めやすくなります。

2.制作メンバーを確認する

つづいては制作メンバーに関する取り決めです。

マニュアルは組織内で制作するか、アウトソース(外注)するかを始め、組織内であれば誰をアサインするか…などを確認します。

外注する場合も必ず一人は社内の人間をアサインするか、外注先との調整役を設けましょう。

3.記載範囲を確認する

マニュアルに記載する情報量を決めます。

対象の習熟度に応じて、前提知識があることを想定しているのか、どこまでの説明が必要なのか、詳細情報も含めるのか…などを確認していきます。

ちなみに改訂の場合は、最新版がいつ作られたものなのかも確認する必要があります。制作履歴によって改訂する範囲が変わってくるからです。

4.形式を確認する

印刷形式を決めます。サイズや用紙、カラーかモノクロかも決めなくてはいけません。

冊子形式にする場合は、製本方法や印刷会社の選定も必要になります。

参考:
製本の種類とメリットとデメリット、料金の違い

5.スケジュールを確認する

制作メンバーのリソースの空き状況、印刷会社との調整や納期を元にスケジュールを確認します。

外注するにしても、メンバーには当然経験者が入ると思います。

また、経験者の退職や異動など、業務の引き継ぎにリミットがある場合は、余裕を持ってスケジュールを策定しなければいけません。

業務マニュアルの制作手順2.業務内容を把握する

目的とスケジュールを確認したら、業務内容や作業内容全体を把握します。

業務マニュアルを作成する場合は、たとえ一部分のマニュアルだったとしても、業務全体を把握しておく必要があります。

まず最初に、業務全体を統括する管理者、責任者に業務全体のアウトラインを聞き、業務内容の整理をしましょう。

参考:
マニュアル作成に必要な流れと4つのヒアリング項目

業務全体のアウトラインを把握したら、業務内容を階層化し、個別業務に分解します。

参考:
マニュアル作成に必要な流れと4つのヒアリング項目

業務内容の階層化や個別業務の分解が終わったあとは、内容に間違いや問題がないかを必ず上長に確認してもらいます。

業務マニュアルの制作手順3.ヒアリングシートを作成する

把握した業務内容に基いて、ヒアリングシートを作成します。

ヒアリングシートを予め用意することで、ヒアリングの抜け漏れを防ぎます。

業務マニュアルの制作手順4.ヒアリングを行う

作成したヒアリングシートを元に、ヒアリングを行います。

実際に業務を行うメンバーを中心に、上長やアルバイトなども含めてヒアリングを行うことで、もれなく客観的に業務内容を把握することができます。

また作業そのものだけでなく、メンバーがこれまでの経験を元に培ってきたノウハウやコツなども共有できるとよいでしょう。

業務ごとに担当者にヒアリングしたあとは、内容をまとめた上で、管理者に確認をとります。特にイレギュラールートの内容を確認して、正しいマニュアルアクションを詰めていきます。

参考:
マニュアル作成に必要な流れと4つのヒアリング項目

ちなみに、ヒアリングされる立場としては、業務内容について普段からメモを取るなど、記録を取るようにしておくと良いでしょう。

業務マニュアルの制作手順5.情報を整理する

業務のアウトラインとヒアリングした内容を元に情報を整理します。

リソースごとやフェーズごと、時系列を元におおまかな業務フロー図を作ると良いでしょう。

業務マニュアルの制作手順6.マニュアルの構成を決める

整理した情報を元に、目次や構成などを決めます。

業務の工程や作業だけでなく、概要やフロー図、手順ごとの説明や注意点、コツなども併せて記載できるようにしましょう。

業務マニュアルの制作手順7.原稿を作成する

目次と構成を元に原稿を作成します。

テキスト、図、写真などを揃え、完成させます。

完成した原稿は、必ず業務を遂行する人と第三者でレビューを行ってください。

完成後は印刷会社に頼み、DTPオペレータによる流し込み、印刷、製本化を行います。

誰でも一から作れる!業務マニュアルの制作手順と作り方 まとめ

マニュアル制作は非常に多くの時間とリソースを使いますが、完成後の業務効率化を考えればメリットの大きい作業です。

制作することで新たな課題が見えることもあります。

属人的だったノウハウやコツも共有できることで更なる業務効率化を推し進めることができます。

業務マニュアルは新人だけに必要なツールではなく、中堅社員や管理職にとっても必要なツールなのです。

そのためにも抜け漏れや納期の遅れがないよう、注意して制作を進めてください。

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