2022年9月30日
マニュアルの作り方とは？おさえておきたい６つのステップ
目次 ▼
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業務マニュアルの制作は何から手をつけるべき？
業務マニュアルの制作にあたっては、情報の整理や原稿作成をはじめ、
・制作メンバーの決定
・納期や制作スケジュールの調整
・関連部署との連携
など、さまざまな準備が不可欠です。
膨大な作業の中で抜け漏れがないように、一度全体を整理して完成までの計画を立てていく必要があります。
では、実際何から手をつければよいのでしょうか？
今回は、業務マニュアルの作り方をご紹介したいと思います。
マニュアルの作り方①マニュアルの基本仕様を決める
まずは、業務マニュアルを制作する目的や仕様を決めていきます。
１．目的・対象
マニュアルを作るにあたり、まず確認しなければならないのが対象（ターゲット）です。
新入社員向けなのか管理職向けなのか、アルバイト向けなのか社員向けなのか、対象がどのような属性であるのかを明確にします。
対象によって理解できる内容や公開できる内容などが変わってくるため、例えば新入社員を対象とした業務マニュアルの場合は、専門用語や知識がないことを前提として、用語の解説からする必要があります。
対象が決まると、習熟度や要求スキルも自然と定まるため、コンテンツの骨子も決めやすくなります。
２．記載範囲
対象が明確になったら、マニュアルに記載する情報量や範囲を決めていきます。
対象の属性や習熟度に応じて、前提知識があることを想定しているのか、どこまでの説明が必要なのか、詳細情報も含めるのか…などを確認していきます。
改訂の場合は、最新版がいつ作られたものなのかも確認する必要があります。制作履歴によって改訂する範囲が変わってくるからです。
３．運用方法
マニュアルをどのように運用するかを検討します。マニュアルを紙媒体で運用する場合はサイズや印刷形式、共有方法など、データで運用する場合はデータ形式やセキュリティの要件などをそれぞれ確認します。
更新や改訂なども想定して運用方法を決めることが重要です。
４．制作スケジュール・納期
マニュアルの仕様やボリューム、外注の有無などをもとに納期と制作スケジュールを決めていきます。
他部署のチェックや上長の承認など、確認項目や関連する部署が多いと予想外に時間がかかるケースもあります。イレギュラーな事態が起こることを想定して余裕をもってスケジュールを組むようにしましょう。
マニュアルの作り方②業務の全体像を把握し、情報を整理する
マニュアルの基本的な仕様や目的を明確にしたら、業務マニュアルの内容づくりに入っていきます。
まずは業務の全体像を把握していきましょう。実際にはマニュアルに掲載しない部分であっても、業務全体を把握しておくことで、マニュアル化する情報がより整理されます。
業務全体のアウトラインが把握できたら、時系列をもとにおおまかな業務フロー図を作成しておくとよいです。
業務マニュアルを作成する場合は、たとえ一部分のマニュアルだったとしても、業務全体を把握しておく必要があります。
まず最初に、業務全体を統括する管理者、責任者に業務全体のアウトラインを聞き、業務内容の整理をしましょう。
マニュアルの作り方③構成案を作成する
手順２で作成した業務フロー図に沿ってマニュアル化すべき内容をリストアップし、業務を階層化していきます。マニュアルの骨組みにもなる重要な部分です。
それぞれの業務では何をしており、誰がかかわっているのかを可視化しておくことで、誰にどのような内容をヒアリングすればよいか、必要な情報も見えてきます。
目次のベースにもなるので、抜け漏れのないように、用語の説明や注意事項、イレギュラー発生時の対応なども洗い出しておきましょう。
マニュアルの作り方④ヒアリングシートを作成する
整理した業務内容をもとに、誰に何を聞けばよいのか、ヒアリングする項目をまとめたヒアリングシートを作成します。写真撮影が必要な場合もこのタイミングで段取りをしておきます。
具体的な業務の流れやオペレーション、注意事項やイレギュラー発生時など、業務フローやカテゴリごとに質問をまとめておくとよいでしょう。ヒアリングシートをあらかじめ用意することで、ヒアリングの抜け漏れを防ぎます。
ヒアリングの流れとヒアリング項目については、以下の記事を参考にしてみてください。
マニュアルの作り方⑤ヒアリングを行う
作成したヒアリングシートを元に、ヒアリングを行います。
実際に業務を行うメンバーを中心に、上長やアルバイトなども含めてヒアリングを行うことで、もれなく客観的に業務内容を把握することができます。
また作業そのものだけでなく、メンバーがこれまでの経験を元に培ってきたノウハウやコツなども共有できるとよいでしょう。
業務ごとに担当者にヒアリングしたあとは、内容をまとめた上で、管理者に確認をとります。特にイレギュラールートの内容を確認して、正しいマニュアルアクションを詰めていきます。
ちなみに、ヒアリングされる側の準備としては、業務内容についておおまかにメモにまとめたり、業務フローを振り返ったりしておくとよいでしょう。
人によって作業方法にばらつきがあったり、責任者と現場で作業方針に相違がある場合は、事前にすり合わせておくとスムーズです。
マニュアルの作り方⑥原稿を作成する
目次と構成、ヒアリング内容をもとに原稿を作成します。
文字だけでなく、写真や図などを入れることで実際の業務がイメージしやすいマニュアルになります。見出しや箇条書きなどを活用して、読み手が理解しやすいマニュアルになるように誌面を整えていきましょう。
原稿が完成したら、必ず業務を遂行する人にレビューを行ってください。
また、その業務に関する知識がない人でもマニュアルを見て理解できるかどうか、第三者に確認してもらうのも効果的です。
マニュアルの作り方 まとめ
今回は業務マニュアルの作り方についてご紹介しました。
マニュアル制作は非常に多くの時間とリソースを使いますが、完成後の業務効率化を考えればメリットの大きい作業です。
制作することで新たな課題が見えることもあります。
属人的だったノウハウやコツも共有できることで更なる業務効率化を推し進めることができます。
業務マニュアルは新人だけに必要なツールではなく、中堅社員や管理職にとっても必要なツールなのです。
そのためにも抜け漏れや納期の遅れがないよう、注意して制作を進めてください。
