マニュアル改訂の適切なタイミングと改訂履歴の記載方法

マニュアル改訂の適切なタイミングと改訂履歴の記載方法

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マニュアル改訂はなぜ必要か

業務マニュアルは第1版(初版)を発行したら、それで終わりではありません。

追加業務が発生したり、業務に変更が生じた場合は、マニュアルにも当然反映されなくてはいけません。

その際、変更・追加が生じた箇所を修正することを改訂といいます。

よく「改定」と勘違いする人がいますが、改定は規則や規約、ルールなどの変更を改めて定めることを指します。

改訂のレベルは、発行後に誤字を発見した、追加業務が発生したなど様々です。

業務を遂行するなかでマニュアルの不備に気づくこともあるでしょうし、業務改善は常に行われるものです。

業務マニュアルもそれに伴い反映されるべきですが、変更のたびに都度改訂を行うわけにはいきません。業務に支障が発生しない程度の誤字・脱字なら、すぐに修正せずに次回の改訂のタイミングを待つこともあります。

規模の大きな企業であるほど、発行部数も多く、改訂1つにも莫大な費用が発生します。そのため、改訂作業は、誤字レベルも含め変更内容をある程度まとめた上で、適切なタイミングを狙って行われるべきです。

そこで今回は、業務マニュアルを改訂するタイミングや改訂履歴の記載方法についてご紹介したいと思います。

適切な改訂のタイミング

改訂のタイミングは、企業または部署(業務)の都合によって変わってきます。

また、マニュアル改訂の対象が特定の部署だけなのか、全社レベルなのかによっても違います。

基本的には年間で計画的に行います。理想としては四半期、半年ですが、最低でも一年に一度は見直しが必要です。

組織改編が行われやすい新年度に行われるのは、よくあるタイミングです。その時期は、業務の追加や大幅な修正が行われやすいからです。

改訂作業にかかる時間ですが、検討作業も含め最低1ヶ月はかかります。

しかし改訂のタイミングが早すぎると、改訂作業中に業務内容に変更が生じた場合、改訂は意味のないものになります。また、遅すぎれば、改訂が遅れ、業務に支障をきたします。

定期的に行われるにしても、関係各所の都合をヒアリングした上で、改訂作業の開始時期も充分検討しなければいけません。

改訂履歴の書き方

「改訂履歴」とは、初版以降の版数や改訂内容を示す一覧表です。

版数とは、出版物の改訂のバージョンのことです。 書籍の場合、一般的に「第◯版第◯刷」のように表記しますが、マニュアルの場合は単純に「第2版、第3版」と表記します。

マニュアルの表紙には現状の版数、扉や目次の後には改訂履歴を表記します。

マニュアル

改訂履歴には、版数と発行日、どこをどう変更したかの内容を記載します。

改訂履歴
マニュアル改訂履歴

改訂履歴の基本は表形式です。

改訂内容は、変更箇所がわかるように、文書管理番号があるなら管理番号を記載し、なければ目次に利用する章や節、項などを記載します。

また、例えば【「◯◯」から「◯◯」へ変更】などの記載は、見出しレベルであれば細かく記載するのも問題ありませんが、中身(本文)の修正の場合は文字数が長く、スペースに限りがあります。

そのような場合は「◯◯に関する記述を変更」など、なるべく簡潔に記載しましょう。

改訂作業について

改訂作業には関係各署からのヒアリングが必要になりますが、一からつくる場合と違い、元のマニュアルをベースにしたヒアリングになります。

現在あるマニュアルを元に、現場からの改善提案や不満を吸い上げ、漏れなく現場と責任者合同で意見のすり合わせを行ってください。

業務内容や方針について、認識のズレや、内容の矛盾も出ますので、必ず複数の関係者+現場の責任者から話を聞いて、すり合わせを行いましょう。

参考:
マニュアル作成に必要な流れと4つのヒアリング項目

マニュアル改訂の適切なタイミングと改訂履歴の記載方法 まとめ

マニュアルの目的は業務の効率化と、それに伴う収益の向上です。

マニュアルは作ったら終わりではありません。作った後使われないマニュアルになってしまったり、情報が古く意味のないマニュアルになっていないかどうかも、マニュアル改訂の重要なポイントです。

業務を行うなかで、常に改善や変更は行われていますし、新たに業務が追加されることもあります。

属人的になりがちな業務やノウハウをマニュアル化し、それを仕組み化することで、誰でも一定のレベルで業務を遂行できれば、効率化・人件費のコスト削減にも繋がります。特に新入社員の教育においては効果を発揮します。

参考:
中小企業ほど社内業務マニュアルを作成すべき5つの理由

また、定期的にマニュアルを改訂することは、ノウハウの蓄積においても効果的です。

社員に業務ヒアリングを行う機会というのも、なかなか作れるものではありません。業務効率の改善のためには、適切なマニュアル管理と共に、現場ベースで様々な意見を取り入れてみましょう。

参考:
マニュアル作成に必要な流れと4つのヒアリング項目

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