納期厳守!印刷トラブルを防ぐための3つのNG

納期厳守!印刷トラブルを防ぐための3つのNG

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些細なトラブルが納期を遅らせる

印刷物はホームページとは違って、修正に時間がかかります。納期がギリギリだったりする場合などは、多額の追加費用が発生することもあります。

誤字が発覚したが、改定版の発行まで修正ができなかった…よくある話です。

ほんの些細なミスが原因で納期に大幅な遅れが出る可能性だってあります。

そこで今回は、トラブルを避け印刷納期を間に合わせるために、発注側が気をつけたい「やってはいけない3つのこと」をご紹介したいと思います。

やってはいけないこと1.口頭だけの指示、確認

決め事は、口頭だけでなく書類またはメールでのやり取りを残しましょう。

確かに、メールだけでは伝えづらいニュアンスがあるときは、対面や電話で伝えた方が意思伝達が早いこともあります。

しかし、曖昧な確認はトラブルの元です。

打ち合わせの後は、必ずメールで議事録を送り、確認を行うことです。

後日「言った」「言わない」と揉めないために、必ず証拠を残しましょう。

やってはいけないこと2.修正の後出し

印刷物は制作工程が進めば進むほど、修正が難しくなります。

テキストだけならかろうじて修正可能な段階でも、デザインやレイアウト、写真、イラストなどは、やり直すとなると時間だけでなく、追加費用が発生する場合もあります。

デザインやレイアウトは、デザインカンプ(仕上がりを提示するための完成見本)の時点で修正要望を伝えなければいけません。

例えば流し込み(入稿データの作成)の工程でデザインやレイアウトに修正が入った場合は、デザインの修正だけでなく文字組までも変わり、テキストの変更を余儀なくされることもあります。

その場合、写真やイラストなどの素材にも修正が必要になる可能性もあります。

テキスト、レイアウト、素材それぞれが、いつまでなら修正可能かを必ず確認してください。

参考:
予算は?納期は?知っておきたい会社案内制作の流れとスケジュール

また写真撮影でよくあるのが、撮影当日はOKであっても、後になって上長やエンドクライアントによるダメ出しやNGが発生するパターンです。

再撮影となれば再びカメラマンのスケジュールを抑えなくてはいけませんし、納期や費用(人件費)にも影響が出ます。

撮影前と撮影時には、構図やイメージを関係各者に必ず確認しましょう。

やってはいけないこと3.曖昧なスケジュール確認

納期に間に合わせるために、印刷工程には細かいスケジュールが設定されています。

そのため「〜までに返信ください」「◯日締め切り厳守です」と期日を決めて、レスポンスをお願いするシチュエーションはたくさんあります。

よくあるのが、(発注側の)担当者より上長のチェックが遅くなるパターンです。「すいません出張中の部長のチェックがまだで…」のようなことがないよう、できるだけ余裕を持って対応できるようにしましょう。

また、期日を伝えるときも注意が必要です。

「3日以内」と「3営業日以内」では意味がまったく違ってきます。

さらに気をつけて欲しいのが、曜日です。

例えば「今週末までに」と言われても、金曜日までなのか、土曜日までなのかわかりません。

「水曜日までに〜」という表現も今週か来週なのか曖昧ですね。

3連休がある場合、週明けといえば月曜日なのか火曜日なのかも判断が難しくなります。

「明日中にお願いできますか?」も明日の24時までなのか、営業時間内にお送りするのか曖昧です。その日のうちに確認が必要であれば18時以前に送って欲しい、というシチュエーションもあるはずです。

このような曖昧な表現は極力避けましょう。

できれば、印刷会社には「2016年4月27日(水)15:00までにご返信ください」のように細かく指示をもらうか、そうでなければこちらから必ず確認をしましょう。

また、レスポンスが遅れるとなった際は「納期を間に合わせるには、この工程を急がなければいけなくなる」など、遅れることによる具体的な影響を印刷会社に確認してください。

具体的な影響がわかれば、社内の人間や上長に緊急度が伝わるため、スケジュールを優先して貰いやすくなるはずです。

納期厳守!印刷トラブルを防ぐための3つのNG まとめ

先ほども言いましたが、印刷物は制作工程が後ろになればなるほど、修正が難しくなります。

どの時点まで修正可能かどうか、全体の流れとともに印刷会社に確認をしましょう。

以下は会社案内の例ですが、印刷物であればほぼ同じ工程だと思って参考にしてみてください。

参考:
予算は?納期は?知っておきたい会社案内制作の流れとスケジュール

またリスクヘッジのために、依頼した印刷会社の担当者が複数体制で制作しているかどうかを確認してみるのも良いでしょう。

人的リソースが確保されていれば、担当者が病欠など何かあったときの引き継ぎが安心です。

スケジュールに余裕を持たせたいのであれば、校正もできれば1回で済ませたいものです。

校正も入念に原稿をチェックしましょう。

参考:
印刷後はヤバイ…校正で誤字脱字の誤植を見つける7つの方法

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