情報の劣化、環境の変化…会社案内をリニューアルするタイミングとは

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会社案内の修正は、どのタイミングが適切か

どんな会社案内も、いずれ情報は劣化し、古くなります。また時代と共に会社を取り巻く環境も変わります。

会社案内に掲載される情報の中でも、決算や社員数、役員の異動などは、毎年変化があります。このような情報は年度が変わるタイミングに、簡単な改訂で済ませる場合が殆どです。

しかし、ときには大幅な組織改編や新規事業の開始などに伴い、大幅なリニューアルが必要な場合もあります。

このように改訂もリニューアルも、それぞれに適したタイミングがあります。

決算や年度末など、タイミングに併せて改訂したほうがコストも安く済むからです。

変更があるたびにいちいち改訂するわけにはいきませんが、吸収合併や新規事業の開始など大きなトピックについては話が別です。

そこで今回は、会社案内の改訂やリニューアルの適切なタイミングについてご紹介したいと思います。

1.CI/VI/BIの刷新

CI/VI/BIの刷新は、よくある会社案内のリニューアルタイミングです。

参考：
CI、VI、BIとは？会社ロゴによるブランディング価値を考える

これらの刷新には、コーポレートカラー/ブランドカラーの変更も伴いますので、全体的にデザイン面のリニューアルが必要となります。

また、CI/VI/BIの変更は、「古いから変える」というような単純なものではなく、トップの交代や会社の吸収合併、または組織の統廃合、新規事業への取組み、ブランドイメージの刷新、周年記念など、何かしら企業の節目になる出来事や目的が伴うものです。

「なぜ変更することになったのか」という目的やコンセプトを念頭にリニューアルを進めていきましょう。

2.吸収合併・組織編成等の変更

会社同士の合併ともなれば、会社案内のリニューアルは必須になりますし、組織間の連携も大規模となり、準備期間もそれなりの時間を要します。

簡単な組織編成の変更であれば、簡単な改訂でOKとなるところですが、企業同士の吸収合併や大幅な組織編成の変更であれば、先に挙げたCIやコーポレートカラーなども変更となる可能性が高く、大幅なリニューアルになるはずです。

3.決算/人事異動

売上については、決算期の数字を発表するものですので、年に一度は変更が必要です。たいていは、大幅なリニューアルはせず、年に一度、売上と社員数のみの改訂を行っています。

また、会社概要には基本、代表取締役を始め、役員を掲載しています。人事についてはイレギュラーはあるものの、役員は年度ごとの異動がほとんどですので、こちらも小規模な改訂で済ませるパターンが殆どです。

4.周年記念

大企業の周年記念の場合、CIを刷新するキッカケにもなりますし、なかには周年記念のオリジナルロゴを作成する場合や、大掛かりなイベントを行うこともあります。

当然、会社案内のリニューアルのキッカケにもなります。従来のリニューアルとは違い、周年記念を盛り上げるための特別コンテンツを掲載する場合もあります。

5.新規事業の開始・取組み

新たに事業を開始するタイミングも、会社案内のリニューアルのキッカケとしては多いでしょう。

新規事業を開始するというのは、会社としても勢いがある時期、油が乗っている時期でもあります。そのような時期は、CIやブランドイメージを刷新する機会としても適しています。

6.事業の譲渡・廃止

新規事業の開始がそうであるように、事業やサービスの廃止や他社への譲渡なども、リニューアル・改訂のキッカケとなります。

7.オフィス・社屋の移転

該当部分の改訂で対応するパターンも多いですが、社員数の増加や事業拡大による移転であるならば、会社に勢いのある時期です。

人事や組織編成など様々な変更が伴う可能性がありますので、会社案内をリニューアルするタイミングとしては適切といえます。

併せてCI、ブランドイメージの変更など、他の点でも大幅なリニューアルが伴う可能性もあります。移転が決まった時点で印刷物のリニューアルは念頭に置いておきましょう。

うっかりを防げ！事務所・オフィスの移転に準備する印刷物、更新が必要な印刷物をチェック

会社案内をリニューアル・改訂するタイミングとは

売上や社員数などは、年度ごとに数字の差し替えが必要になります。

改訂するにも費用がかかりますので、他の修正とタイミングを併せましょう。

修正が必要なページを関係各所に確認し、まとめて修正するとコストを抑えることができるます。

また改訂にはだいたい1ヶ月くらいの時間を要します。

年間で計画し、このタイミングであれば、会社案内のリニューアルが必要である、ということを常に意識しておくと良いでしょう。

今回ご紹介したタイミングの中には、会社案内だけでなく、他の印刷物のリニューアルにも影響があるものもあります。

例えば、移転やロゴのリニューアル、社名変更の場合、封筒や伝票なども修正が必要ですね。

うっかり「忘れてた」ということがないよう、常日頃意識しておきましょう。