失敗しないセミナー運営のための準備と段取りとは

失敗しないセミナー運営のための準備と段取りとは

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セミナー成功の鍵は準備にあり

見込み客(リード)の獲得や育成、そして商談化へ繋げるためには、セミナーは非常に有効な手段です。

参考:
リード育成、ナーチャリングにおけるセミナーの役割とは

しかし、ただセミナーを開催すれば良いというわけではありません。セミナーを成功に導くには、講演内容だけでなく、ターゲット設定や集客方法、資料や会場設営などの準備も大事な要素なのです。

特に知名度のない中小企業における集客は、非常に困難を極めます。

そこで今回は、セミナーに必要な企画、準備について必要なポイントをご紹介したいと思います。

セミナーの企画・準備1.ターゲットの設定

ターゲットの設定の前に、まずはセミナー開催の目的を確認します。

セミナー開催には、リード獲得、見込み客のフォロー、顧客満足度の向上や関係強化など、さまざまな目的があります。

それぞれの目的に応じてセミナーのターゲットが変わってきます。

目的を確認し、参加して欲しいターゲットとその属性や自社との関係性、ニーズを元にタイトルや企画内容を決めていくのです。

目的とターゲットの明文化は、セミナーの基本と言えるでしょう。

セミナーの企画・準備2.集客リストの作成

ターゲットが決まったら、来て欲しい人、参加の見込みがある人をピックアップします。

見込み客がターゲットなら、過去の資料請求やセミナー参加者、展示会での名刺交換などからピックアップができるでしょう。

既存顧客がターゲットであれば、優良顧客なのか一般顧客なのかなど、どのような関係性であるかでリストが変わります。

リストを把握することで、集客数の目標を設定したり、属性から有効な告知方法を見極めることができます。

セミナーの企画・準備3.タイトルと内容の設定

続いて、ターゲットのニーズを元に、コンセプトと講演内容、そしてタイトルを決めます。

ターゲットと講演内容にズレがあると、集客は困難を極めます。

コンセプトと講演内容を決める際は、「ターゲットが求める内容」「ターゲットに得てほしい成果」を強く意識しましょう。

そして実はとっても大事なのが「タイトル」です。いくら講演内容が良くてもタイトルが悪ければ集客できません。

キャッチコピー同様、ターゲットの属性やベネフィットを想定し、設定します。

参考:
プロが教える!誰でもできる簡単なキャッチコピーの作り方

セミナーの企画・準備4.定員・目標集客数の設定

ターゲットと集客リスト、講演内容の設定が決まったら、続いては定員と目標集客数の設定を行います。

定員が決まれば、集客数の目標も決めやすくなりますし、告知方法や集客方法も併せて検討できます。

また定員数や目標集客数は、会場選びやコスト、スタッフ数などの各種リソースにも影響します。開催規模によっては、業者に運営を依頼するかどうかも決めておきましょう。

セミナーの企画・準備5.予算の設定

続いては予算の設定です。

・講師の講演料
・スタッフ数
・集客方法(広告出稿・DMなど)
・会場(会場費等)
・印刷配布物(セミナー資料、会社案内やパンフレット等の印刷代や配送代)
・食事/飲み物
・交通費(講師・スタッフ)

…など、必要なコストをピックアップし、予算の割り振りを行います。

ただし、運営を業者に依頼する場合と自社で行う場合では運営費も大きく異なりますので、注意しましょう。

セミナーの企画・準備6.セミナー会場の選定

セミナー会場の選定は、定員や場所、予算など決められた条件の中で適切に行う必要があります。

予算もなく小規模なセミナーの場合、自社会議室などで行うこともあるでしょう。

しかし、セキュリティが厳しく入場手続きが面倒なビルの場合、人的リソースの負担が大きくなり却って運営コストがかかる場合があります。

またプロジェクターやスクリーン、マイクなどの映像音響機器、インターネット環境の有無など、設備がどれだけ充実しているかもチェックしたいところです。

また、安さだけで選ぶのも危険です。

交通の便が悪い場合や、地図がわかりにくい、エレベーターの定員やトイレの数が少ない会場などは、後々トラブルに繋がることもあります。

天候が悪い場合、最寄り駅からの距離が遠いと集客に影響することもあります。

またターゲットによっては、高級感のある会場を選ぶ必要もあります。

ターゲット、場所、環境などあらゆる面で慎重に検討しましょう。

セミナーの企画・準備7.日程・スケジュールの設定

会場が決まったら、開催可能な日程や時間を元に、受付開始時間、セミナー開始・終了時間を決めます。

自社の都合はもちろん、参加者にとっての都合や利便性なども考えて決定しましょう。

講演内容や時間、ターゲット、場所によって、平日開催の方が集客しやすい場合と、休日開催の方が集客しやすい場合があります。

またお盆や年末年始など、時期によっては集客が難しいこともあります。あらゆるシチュエーションを想定し、スケジュールを設定しなくてはいけません。

また平日開催と休日開催とでは会場費が違う場合もありますので、費用面についても確認しておきましょう。

日程が決まったら、配布物や当日必要なものを手配するためのスケジュールを確認します。

例えば、資料を印刷会社に依頼する場合、納期から逆算してスケジュールを立てます。

セミナーの企画・準備8.集客方法の選定

予算との兼ね合いもありますが、無料・有料問わず、いろんな手段を検討してみましょう。

見込み客や既存顧客であれば、顧客リストを元にDMやメール告知を行ってみましょう。

その他にも、

・ニュースリリース
・自社メルマガの活用
・テレアポ
・Web広告。リスティング広告
・コーポレートサイト、オウンドメディアでの告知
・SNS(Twitter・Facebook)での告知
・イベント集客ツール(サイト)の利用

…など様々な告知手段があります。

メールやSNSであれば、数回に渡る告知も可能です。

集客率を上げるためにもあらゆる手段を検討することです。

セミナーの企画・準備はどう行えば良いのか まとめ

準備が適切であれば、当日になって「アレがないコレがない」と慌てたり、トラブルになることもありません。

運営中にトラブルや不備が発覚すれば、せっかく集客ができても、参加者に悪い印象を与えてしまうことになります。

ターゲットや目的に基いた告知手段とクリエイティブが徹底されていれば、集客率も高くなるはずです。

セミナーの成功は、講演内容よりも準備にあるといっても過言ではないでしょう。

万全の準備でセミナーを成功に導いてください。

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