自社のセミナー開催に欠かせない5W1Hの考え方とは

自社のセミナー開催に欠かせない5W1Hの考え方とは

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セミナー開催の5W1Hとは

現在、市場には、テレビ、ラジオ、新聞、雑誌の4マス以外に、フリーペーパー、インターネットなど、様々な広告チャネルがあるため、今後の商品販売戦略は、宣伝広告単体で売上を作ることが難しくなっていくでしょう。

そのため、あらゆる販促や販売戦略を組み合わせて、消費者に支持されるブランディングを行っていかなければいけません。

その1つの方法がセミナー開催です。セミナーは、今後、企業が市場から信頼を得られるマストブランディングの1つになる、と私は考えています。

自社セミナーの開催理由1.プロの存在を認識してもらうため
自社セミナーの開催理由2.教える側と教わる側の関係を作るため
自社セミナーの開催理由3.参加者を見込み顧客に変えるため

参考:
全ての企業が自社セミナーを開催すべき3つの理由

セミナーは、ターゲットから認知されたり、既存の顧客・見込み顧客に対して、価値を教育し、継続的に繋がりを持つための重要な販促手法です。

しかし「そもそも、どうやってセミナーを開催すれば良いかわからない!!」という声は多いでしょう。

セミナーを上手く開催するためには「5W1H」の考え方に基づいて企画・運営することが重要です。

と言っても、なんのことか分かりません。

セミナー開催の「5W1H」とは、Why|目的、Who|ターゲット、What|内容、When|開催時期、Where|開催場所、How|運営の流れのことです。

今回は、セミナーを上手く計画・運営するための「5W1H」の考え方についてお話していきます。

セミナー開催の要素1.Why|目的

なぜセミナーを行うのか、「Why」となる目的を決めます。目的が明確でなければ、セミナーの企画・運営は行えません。

ここで勘違いしてはいけないことは、セミナーを開催することが目的ではないということです。

企業がアクションを起こす最大の目的は、顧客を作り売上をあげることです。そのために、セミナーがどのように活かされるかを考えることが重要です。

セミナーでは、参加者に対してプロの存在を認識させ、教える側と教わる側の関係を作り、参加者を見込み顧客に変えるための販促が行われなければいけません。

そこで、セミナーが販促の役割を果たすために決めることは、セミナーを通じて、参加者にどのようなベネフィットを感じさせるかです。

これは、販促をしたい商品と同じベネフィットを設定するべきでしょう。商品を使ったときに得られる価値観を教えてあげることが、セミナーのテーマになるはずです。

つまり、セミナーの目的を決めるためには、販促したい商品の分析が必要になります。

セミナー開催の要素2.Who|ターゲット

Whyが決まれば、ターゲットとなる「Who」はおのずと決まってきます。

商品販促に繋げるセミナーを行うためには、商品のターゲットに参加してもらわなければいけません。

セミナー開催の要素3.What|内容

目的を達成するために、セミナーのコンテンツや構成などの具体的な内容「What」を準備します。

セミナーテーマ

セミナーのテーマは、商品ベネフィットをどれだけ分解できるかにかかっています。

ベネフィットを分解できないと、商品ニーズとターゲットがマッチしなくなるため、販促には繋がりません。

初心者・中級者・上級者といったレベル分けをしたり、なるべく専門化した「○○をするための方法」というような、目的にあった内容を練っていきます。

レベルが上がるほどベネフィットは細分化され、専門性が高くなるからこそ価値がでる、という感覚を持ちましょう。

セミナー構成

多いパターンは、3~4時間使った3部構成のセミナーです。

1部:
業界動向、市場動向などの一般的な情報の深掘り
最新トピック、目玉情報など

2部:
1部の情報をさらに専門的にした情報
自社の商品やサービスによる課題解決策
商品の事例の紹介など

3部:
質疑応答や個別相談
主催者との懇親会、名刺交換会など

セミナー後の成果目標

参加者がセミナー後にどのようなアクションを起こすことを目指すのか、具体的な成果目標を設定し、成果測定が行えるようにしておきましょう。

ただし、成果測定はあくまでもセミナーに関するものです。そのため、成果測定はセミナー終了後にアンケートに協力してもらうことまでをセミナー構成に含めます。

見込み顧客化のために、何をしてもらいたいか、どう誘導したいかを考えて、アンケート項目に盛り込んでおく必要があります。

セミナー開催の要素4.When|開催時期

目的に応じて、開催時期である「When」を決めます。

商品やサービスに季節が関係する場合は、その時期が訪れる前に、販促に繋げるためのセミナーを開催しておかなければいけません。

また、新商品販売や新サービス開始のタイミングに合わせると、話題性をもって参加者を募りやすくなります。

また、何らかの話題性があると、潜在顧客のニーズも顕在化しやすくなります。

だからと言って、難しく考えすぎる必要はありません。季節を外れる場合は、販促カレンダーを使って、ちょっとした話のきっかけを作る位の気持ちで、セミナーを開催してみてください。

参考:
DM、チラシに必須な年間販促カレンダーと活用方法

セミナー開催の要素5.Where|開催場所

ターゲットと開催時期が決まったら、動員人数を概算して会場「Where」を決定します。

開催されている多くのセミナーが30人以下です。その場合、自社の会議室でも良いのですが、参加者に勉強をしているという意識を持ってもらうためには、時間貸しの会議室を使った方が良いでしょう。

セミナーも、チラシやDMと同じで、繰り返し行うことで、その価値と規模を高めていくことができます。

そのため、テーマによっては、初回のセミナーが5人以下になることはザラです。価値のあるセミナーを行えれば、必ずセミナー参加者は増えていきます。地道に続けていく事が重要です。

また、参加人数が多くなると、当日の運営人員リソースも必要になリます。不得手な運営を行うと、参加者の心象は悪くなります。ある程度コストを掛けても、専門業者に委託を検討しましょう。

セミナーの開催には、動員人数の把握が大切です。その場合計算が可能な人数としては、以下が考えられます。

・販売代理店数
・動員できる顧客数

リスト管理を行っている見込み顧客であれば、事前にハガキなどで参加の可否を把握することができるため、積極的に通知を出しておきましょう。

最後に、新規ターゲットの人数予測ですが、これは何度か開催してみないと感覚がわかりません。セミナーのテーマや季節にもよるため、開催場所には、ある程度余裕を持っておきましょう。

セミナー開催の要素6.How|運営の流れ

セミナー運営の主な流れは「事前準備」→「当日運営」→「事後フォロー」となっています。細かいことを言うとキリがないのですが、流れに沿って、気をつけるべき「How」を押さえておきましょう。

事前準備

参加者には、なるべく事前登録を促して、セミナー当日の運営の手間を軽減できるようにしましょう。

もちろん、参加者もセミナー当日の参加手続きをしなくて良いというメリットがあります。

また、事前登録には、自社サイトでの申し込みフォーム、営業マンを通した参加申請書、セミナー開催を告知できるイベントサイトでの申し込みなど、いくつも窓口を作って、参加者の事前把握と当日の運営軽減に努めます。

当日の運営

当日運営では、参加者受付、及び誘導が大きな作業の一つです。

会場の設営や資料・スライドの準備、場合によっては外部講演者の誘導もあるでしょう。細かな仕事はたくさんあるため、抜け漏れがないように、チェックシートと担当者表を作って対応しましょう。

事後フォロー

セミナーに意味を持たせるためには、事後のフォローが欠かせません。

セミナー参加者にお礼のメールを送ったり、関連資料のダウンロードに誘導するなど、セミナー後の満足度向上に努めます。

また、アンケートを集計して、分析を行ったり、見込み顧客のリスト化をするなど、次のアプローチに移行する準備を忘れないようにしましょう。

さらに、欠席者に対するフォローも忘れずに行います。どのような理由があれ、一度参加申し込みを承諾した方なので、セミナー内容に興味はあったと考えられます。

欠席者に対して、次回セミナーの優先案内を送るなどして、見込み顧客を確保していきます。

セミナー開催に欠かせない5W1Hの考え方まとめ

セミナーを開催して自社の利益につなげるためには、Why、Who、What、When、Where、Howの要素を持たせたセミナーを開催しなければいけません。

もちろん、もっとも重要なことはWhy「目的」であり、逆に言えば、目的がなければ、セミナーを開催する必要はないでしょう。

まずは、この6つの要素が重要だということを理解してください。そして、セミナーを開催する目的をしっかりと持つことができたら、残りのWho、When、Where、What、Howを考えるようにしましょう。

次回は、このWhy、Who、What、When、Where、Howをしっかり持って、どのようにセミナーを開始すれば良いのか、その流れをお話したいと思います。

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