中小企業ほど社内業務マニュアルを作成すべき5つの理由

中小企業ほど社内業務マニュアルを作成すべき5つの理由

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この記事を読むのに必要な時間は約 7 分です。

中小企業ほど業務マニュアル作成が重要!

あなたの会社に業務マニュアルは存在しますか?

「うちは中小企業だから、業務マニュアルなんて必要ないよ。」
「複雑な業務はしてないから、作らなくても問題ないかな。」

と思っている中小企業の経営者や管理者のあなたは、なぜ業務マニュアルというものが存在している考えたことはあるでしょうか。

マニュアルの役割と位置付けをしっかりと理解すれば、業務マニュアルが必要だということに気がつくかもしれません。

参考:
マニュアルとは?業務効率化のために作成・運用で意識すべきこと

また、社内にある業務マニュアルに何の疑問も持たず、その意義も考えず、業務マニュアルがあることに満足している経営者や管理者の方はいないでしょうか。

業務マニュアルは正しく作成すれば、会社にとって有益なものになりますが、何となく作っても十分な効果を発揮してくれません。

そこで今回は、なぜ中小企業ほど業務マニュアルが必要なのか、どういう手順で正しいマニュアルを作成すれば良いのかをお伝えしたいと思います。

マニュアル制作

なぜ業務マニュアルが必要なのか

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業務マニュアルの必要性1.業務経験のない社員でも仕事を覚えられる

中小企業の多くは、日々の業務に追われて、社員教育に十分な時間を取ることができていません。そのため、即戦力の人材確保を期待したり、新人に過度な期待をすることが多くなります。

そこで、中小企業こそ業務分解を行い、業務マニュアルを導入すべきです。業務マニュアルは、誰でも同品質の業務を遂行できるようにするための行動指示書です。

業務マニュアルを導入することで、業務経験の少ない新入社員でも、ある程度仕事をこなしたり、短期間で業務の全体像をつかむことに役立ちます。

業務マニュアルの必要性2.先輩社員の教育時間を減らせる

すべての業務が、業務マニュアルでこなせるわけではなく、必ずイレギュラーな業務が発生します。そのため、イレギュラーな業務は、先輩上司に質問しなければいけません。

業務マニュアルがあり、先輩社員がその内容を把握していれば、今受けている質問が業務マニュアルに存在することかどうかはわかります。

そのため、真剣に答えなければいけないことなのか、業務マニュアルに書いてあると指示を出すだけなのかで、先輩社員の時間効率が大きく変わります。

業務マニュアルの必要性3.業務マニュアルによって評価しやすくなる

業務の遂行能力によって、社員の評価が上下することは当たり前です。ところが、評価基準がなければ、能力の良し悪しは測ることができません。

社員が仕事をできるようにならないのは、本人の能力のせいなのではなく、覚えるための環境がないからです。

業務マニュアルによって、ある程度仕事内容が標準化されていれば、一定の知識を持った上で、業務遂行能力を測ることができるようになるため、社員評価がしやすくなるでしょう。

業務マニュアルの必要性4.一連の教育システムが完成する

完璧な業務マニュアルは必要はありません。ある程度仕事内容を明確化し、誰でも仕事の流れを短時間で把握できれば良いのです。

ある段階まで文書化されたマニュアルを読むことで、仕事をこなすことができ、基準となる成果が可視化されれば、会社にとっての教育システムになりえます。

つまり、業務マニュアルがノウハウテンプレートになるということです。

業務マニュアルの必要性5.売れる仕組みを作れる

業務マニュアルによって、業務を標準化し、一定の教育システムの効果を得られたら、次はさまざまな目的を持たせて、発展させることも可能です。

たとえば、業務をシンプルに見える化し、ムリ・ムダ・ムラの3Mを失くす取り組みもできますし、問い合わせオペレーションに組み込んで、アウトバウンドの営業手法にも使えます。

業務マニュアルを会社運営の基本に組んでしまえば、経営効率の向上や顧客満足度の向上を目指すことも可能です。

業務マニュアルの作成と運用

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では、業務マニュアルを作成し、運用するためには、どのよう進めていけば良いのでしょうか。流れを把握しておきましょう。

1.利用目的の明確化

何を目指して業務マニュアルを作成するのか、何を、どこまで、どのくらいという目標を目指して業務マニュアルを作成するのかを設定します。

目標と目的を最初に設定することで、社内での業務マニュアルの位置づけが明確化されます。その後、何を、どのような方法で、誰が、いつまでに、いくらで(コスト)を明確化します。

参考:
マニュアルとは?業務効率化のために作成・運用で意識すべきこと

2.業務マニュアル作成の体制を整える

1.業務マニュアル作成項目の優先順位付け

新人教育が必要なのか、オペレーション手順が必要なのか、営業手法が必要なのか、緊急性と重要性の2軸で考え、優先度が高いものを作成します。

2.業務マニュアル作成チームの編成

業務マニュアル作成チームの下に、部署(部門)ごとの責任者と担当者を決め、作業分担をした場合の組織図を作っておきます。業務に詰まったり、質問がある場合に、誰に相談をすれば良いかを決めておくことが大切です。

3.業務マニュアルフォーマットの管理

業務フォーマットを作り、挿絵の使い方、用語の使い方などを統一することによって、どの部署で業務マニュアルを作成しても、わかりやすく、認識の齟齬を生まないように管理します。

3.業務のヒアリング

現状では業務がどのように行われているのかを、ヒアリングを用いて調査し、調査の事前準備において想定していた課題点や改善方法を検証します。そして、分かってきた業務の問題点やリスクを洗い出して、一覧表にまとめます。

参考:
マニュアル作成に必要な3つのヒアリング項目

4.現状分析と業務の見なおし

ヒアリング内容をまとめた後に、以下の観点で分析を行います。

その業務は本当に必要か、他に必要な業務はないか、どの業務にどれだけの時間がかかっているか、業務を細分化しすぎていないか、業務の役割分担に偏りはないか、個人の能力を有効活用できているかなど。

5.部門別にヒアリング

再度、部門別にヒアリングを行い、部門担当者から現状の業務課題を探ります。

メイン業務の対応事例、イレギュラー業務の処理方法、業務のコツなど、属人化した情報も取り入れることで、より効率が良く、品質の高い業務マニュアルを作ることが可能かを検討します。

6.業務マニュアル運営と維持管理

業務マニュアルは、完成して満足するものではなく、有効に活用されてこそ意味があります。そのため、常にベータ版という認識で、業務マニュアルに沿った運用が行われているか見直しし、更新します。

1.見直しのタイミング

一般的に業務の切れ目の意識がある、期末期首、半期、四半期で見なおしましょう。また、業務の変革時、月次で少しずつ見直す運用をしても良いでしょう。

2.見直し体制とルール

理想は、部門ごとに業務マニュアル見直し体制とルールをつくり、業務マニュアル管理を業務計画に組み込むことで、ルーチン化してしまいます。

3.人事制度に組込む

業務マニュアルは、社員の評価基準につながります。そのため、評価制度に組み込んだり、社員教育システムに組み込むことで、見直しの重要性を高めます。

業務マニュアルが必要な理由まとめ

業務内容を整理してマニュアル化し、活用するためには時間も労力もかかります。そのため、業務マニュアルを作ることに抵抗がある経営者もいらっしゃるでしょう。

ただし、規模が大きくなるほど、業務マニュアル作成には時間も労力も必要です。

中小企業にとって、ヒト・モノ・カネに限界のある中で、作業の効率化を進めていくためには、社内の見通しが良い内に業務マニュアルの作成が必須なのです。

一度社内業務を整理して、業務マニュアルを作成してしまえば、あとは、運用、管理作業を定期的に行っていくだけです。

何度もスクラップ&ビルドを繰り返さず、少しずつ修正を加えていくことで、時間とお金のコストを最低限に抑えることが可能になります。

また、従業員と管理職には、マニュアルの存在意義を常に意識させ、常に精査してその価値を高めていくことで、安定労働環境と業務品質を保つことができ、即戦力の確保、公平な評価体制、売上を作るルールなど、会社に必要な要素をを容易に築きあげることができるようになるでしょう。

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