アポが取れる!営業に繋がる!効果的なメール7つの書き方

アポが取れる!営業に繋がる!効果的なメール7つの書き方

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メールを使ってアポや営業に繋げたい!

チラシやDMを使って顧客開拓を行った際、見込み顧客からメールをもらうことがあります。

また、メールアドレスがはっきりしている相手に対して、こちらからメールを送って営業アプローチを行うこともあります。

もしあなたの仕事が、人に合うことが前提の営業職なら、まず話を聞いてもらうためにアポイントを取る必要があります。その際に、上記のようにメールを使うことは多いはずです。

見込み顧客側からのアクションなら良いのですが、こちらからのアポ、営業アプローチの場合、見込み顧客に重要ではないメールだと判断されてしまうと、メールを送る行為自体が無駄になってしまいます。

そこで今回は、メールでアポや営業に繋げ、相手にアクションを促すための基本的なメールの書き方のお話をしたいと思います。

メールは文章です。相手の興味をひくための書き方は、チラシやDMに通じるところがあります。しっかりと押さえておきましょう。

効果的なメールの書き方1.件名で明確な要件を伝える

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1日に何百通、何千通のメールを受け取る方も多いでしょう。そんな方が、効率的にメール対応するためには、メールの件名で優劣を判断することが多いはずです。

営業っぽいメールタイトルはNG、商品紹介っぽいメールタイトルはNGと思いがちですが、これは逆です。曖昧な表現の件名ほど、「どうでもいい」と判断されてしまいます。

件名を明確にすることで、そのときに必要としている方が確実に見てくれるということを覚えておきましょう。

NGな件名:
はじめまして、◯◯と申します
あなたにとって重要なお知らせです

明確な件名:
新商品○○のご紹介とご面談のお願い

効果的なメールの書き方2.メールの経緯やきっかけを伝える

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メールアドレスは、人と連絡を取る手段であるため、公にしている方もいますが、突然知らないメールが送られてくると警戒されるものです。

このメールは、どのような経緯で送ったものなのか、送ったきっかけが何かを記載することで、相手が読み進めるための理由付けをしましょう。

メールの経緯:
◯◯のサイトを見てご連絡致しました。
◯◯様のご紹介でご連絡させていただきます。

効果的なメールの書き方3.自社の実績を含めた紹介を伝える

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いきなり送られてきたメールで、あなたの要件だけを伝えられても、相手も困ってしまいます。

仮に、相手が必要としている内容のメールだったとしても、背景がわからなければ、アクションのハードルは高くなります。

あなたが何者なのか、また、あなたの会社がどんな会社なのかを明らかにすることで、相手に安心できる判断材料を提示しましょう。

自社の紹介:
弊社は◯◯を行っている都内の企業です。
わたしは、都内で20年広告業を営んでおります。

効果的なメールの書き方4.ベネフィット(価値)を伝える

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「メールを書くために30分使った。読む時間は1分もかからないから相手は読んでくれるだろう。」

と、こんな自己中心的な考えの方はいないと思いますが、たとえ1分でも相手は読むために時間を使います。

ベネフィットが何も書かれていなければ、貴重な時間を割いて、メールを読み進めたり、アポイントに応じてくれることはないでしょう。

ベネフィットとは、顧客の欲求を満足させる価値のことです。たとえば、「女性はヘアカットしたいのではなく、ヘアカットをしてきれいに見られたい。」といった、顧客が本来求める欲求が何であるかを効果的に活用する必要があります。

参考:
ダイレクトマーケティングに関する重要用語33選

ベネフィットは、相手がその時どう感じるかによリます。単なる情報提供から、金銭的なお得までさまざまありますが、まずは誠意を持って伝えることが重要です。

相手の価値:
◯◯様が展開されている◯◯にマッチした商材をご提供できます。
◯◯に関しまして、提携を前提とした情報交換をさせてください。

効果的なメールの書き方5.アクションの選択肢を伝える

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このメールに対して、相手にどのようなアクションを取って欲しいのかを明確に伝えましょう。その際、相手がアクションを取りやすいように、複数の選択肢を用意すべきです。

たとえば、アポイントを取りたい場合は、明確な日時の候補を用意するべきでしょう。問い合わせが欲しい場合は、どのような手段で問い合わせて欲しいか伝えるべきでしょう。

ビジネスのメールであるため、お互いが無駄に時間を使わないように相手に配慮して、こちらが手段を用意することが常識です。

選択肢:
◯日の午前中、または◯日であれば1日空いております。
お問い合わせは、以下の電話番号かメールでご返信ください。

効果的なメールの書き方6.感謝の気持ちを伝える

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メールを読んでもらい、その後に何らかのアクションをしてもらいたいということは、相手の貴重な時間を割いてもらうということです。

文中で感謝の気持ちは必ず伝えましょう。これは当たり前の話ですね。

効果的なメールの書き方7.電話番号など連絡手段を伝える

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アポイントにしろ、問い合わせにしろ、メールだけのやり取りにしたいというのは、こちらのワガママです。

相手の普段の連絡手段がメールなのか、電話なのかはわからないため、必ず電話番号など複数の連絡手段を記載しておきましょう。

もちろん、会社であれば会社名、そして住所も必要です。こちらが相手に何らかのアクションを望んでいるにもかかわらず、自分の背景を隠して、相手にだけ何かを求める行為はNGです。

アポ、営業に繋がる効果的なメールの書き方まとめ

「ビジネスをするなら、こんなことは当たり前のことだよ!」

と思っていた方は、もう一度7つの要素を見直してみてください。

1.明確な要件
2.連絡経緯やきっかけ
3.自社実績や背景紹介
4.メール内容のベネフィット
5.アクションの選択肢
6.感謝の気持ち
7.複数の連絡先

確かにビジネスマンであれば、メールの書き方にこれらの要素を含むことは当たり前です。

ただ、これら7つの要素は、メールだけでなく、チラシやDMで相手に対してアクションを促したいときにも、必ず含むべき基本的な要素なのです。

これらの要素が含まれないチラシやDMは、極端に反響が落ちます。

反響率とは、資料請求や、問い合わせ、購買、来店など、何らかの反応があった率のことを言います。人によっては、反応率、レスポンス率で覚えている方もいるため、どちらも覚えておくと便利でしょう。

参考:
広告・販促の効果測定に最低限必要な8用語の意味と使い方

逆に言うと、もしあなたが、普段のメールのやり取りでこれらの要素に気をつけているなら、チラシやDMを送る際も同じことに気をつければ、反響は上がるということです。

これまで、チラシやDMにあまり取り組んでいなかった方、またはチラシやDMで成果があがらなかった方は、この要素をチラシやDMに当てはめて、販促を試してみてください。

きっと、失礼がなく効果的なビジネスメールと同様、販促手法としても効果を期待することができるようになると思います。

ちなみに、メールの文章、チラシ・DMの文章でもこなれてくると「隙があり、説明はわかり易く、丁寧で、相手に合わせた文章」を書けるようになります。

これは、仕事の場での話し言葉にも共通します。詳しくは以下をご参考に。

参考:
仕事で信頼される話し方と信頼される文章の書き方

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