セミナー開催に必要な4ステップ~企画、資料、運営、フォロー

セミナー開催に必要な4ステップ~企画、資料、運営、フォロー

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自社セミナーを開催するために必要なこと

以前の記事で、自社セミナーを開催するために必要な5W1Hという要素をお伝えしました。

セミナー開催の要素1.Why|目的
セミナー開催の要素2.Who|ターゲット
セミナー開催の要素3.What|内容
セミナー開催の要素4.When|開催時期
セミナー開催の要素5.Where|開催場所
セミナー開催の要素6.How|運営の流れ

参考:
自社のセミナー開催に欠かせない5W1Hの考え方とは

実際に、自社セミナーを開催するためには、5W1Hの要素を持った4つのステップがあります。

それぞれのステップの内容と流れを理解できれば、セミナー開催を具体的に進めていくことができるはずです。

そこで今回は、自社セミナー開催に必要な4ステップの内容と流れを順にお伝えしていきたいと思います。

自社セミナー開催ステップ1.企画

まずはセミナーを企画します。目的を定め、計画を練ることが良いセミナーの第一歩です。ここでは、「Why」と「What」を決めます。

一例ですが、セミナー開催の目的には以下の内容が多く見られます。まずは、以下を目的として、セミナーを開催できるかを考えてみましょう。

・新規見込み顧客の獲得
・見込み顧客のフォロー
・既存顧客に対するアップセル
・顧客満足度の向上

目的を定めることでターゲットが決まり、目的に合致した内容が組み立てられます。そのため参加者の満足や関係構築につながります。

次に、具体的な目標とセミナー計画を立てます。目標設定で考えるポイントは、以下のようなものがあります。

・セミナーの参加人数
・セミナーによる収益(有料ーの場合)
・アンケート確保数
・名刺交換会の参加人数
・セミナー運営や告知にかかる費用

コンテンツ構成

セミナーのコンテンツ構成は、以下をご参考に。

多いパターンは、3~4時間使った3部構成のセミナーです。

1部:
業界動向、市場動向などの一般的な情報の深掘り
最新トピック、目玉情報など

2部:
1部の情報をさらに専門的にした情報
自社の商品やサービスによる課題解決策
商品の事例の紹介など

3部:
質疑応答や個別相談
主催者との懇親会、名刺交換会など

参考:
自社のセミナー開催に欠かせない5W1Hの考え方とは

いつ開催するか

いつ開催するかは「When」にあたります。

セミナー開催時期

セミナー開催時期は、以前にお伝えした販促カレンダーに基づく考え方もありますが、ターゲットになる参加者の属性によっても変わります。

たとえば、見込み顧客フォローのために開催する場合、大規模な展示会後、プロモーション活動後など、見込み顧客を多く獲得できるタイミングに合わせることで、セミナーに対する効果的な誘導を行えます。

また、顧客満足度アップのために開催する場合、既存顧客の契約更新時期や担当者変更が多い年度末、新年度に開催することが効果的と言えるでしょう。

セミナー開催日

次に具体的な開催日時を決めます。一般的には、土曜日が集まりやすく、日曜・祝日は集まらないと言われています。

ターゲットの生活パターンがわかっている場合はそれに合わせた方が良いのですが、わからない場合は、火曜、水曜、木曜の夜に設定することが無難でしょう。

自社セミナー開催ステップ2.準備

セミナーの開催計画ができたら、セミナー開催に向けて準備を進めていきましょう。

セミナー会場の確保

ターゲットと時期が決まったら動員人数を概算して会場を決定します。つまり「Where」を考えます。

セミナー開催場所は、なるべく場所がわかりやすいホテル、商業ビルの会議室やセミナールームを予約しましょう。

その際、マイク、ホワイトボード、スクリーンなどの必要な機材を借りることができるのか、または自分たちで用意しなければいけないのかを確認します。

当日のセミナー案内看板の設置が可能かどうかも聞いておきましょう。

また、セミナー規模によりますが、会場の設営やリハーサルのために、参加受付時間の1時間前から予約を取っておくようにします。

セミナー告知と集客

集客は、内部リストに対して、DM、FAX-DM、ニュースリリース、自社サイト、ブログ、SNS、メルマガ、イベントチケットサイトを活用します。

なるべく多くの媒体を使った方が良いですが、セミナー特性とターゲットを考慮して、効率的な手段を用いてください。

通常、セミナー開催告知は、場所の予約を行ってから開始します。ただし、初めは参加人数などが予測できないこともあるため、最低限5名の参加者を確保してから、会場予約をするようにしましょう。

テーマによっては、初回のセミナーが5人以下になることはザラです。価値のあるセミナーを行えれば、必ずセミナー参加者は増えていきます。地道に続けていく事が重要です。

また、参加人数が多くなると、当日の人員リソースも必要になリます。不得手な運営を行うと、参加者の心象は悪くなります。ある程度コストを掛けても、専門業者に委託を検討しましょう。

参照:
自社のセミナー開催に欠かせない5W1Hの考え方とは

慣れてくれば、セミナー開催場所に応じて、人数制限をかけて告知をすることになります。

運営人員の確保

運営業務として申込の管理、問い合わせ対応の役割を決めておく必要があります。ネット上の受け付けフォームや告知ページ、申込フォームの管理を行い、抜け漏れが内容にしましょう。

セミナー当日の運営には、ディレクター・スタッフ・司会などの役割分担を行い、緊急のときのために代役まで決めておきましょう。

上で引用した通り、拙い運用は参加者の心象を悪くしてしまいます。心配な場合は、専門業者への委託も検討してください。

セミナー資料の作成

セミナーで使う資料を作成します。できるだけ分かりやすい資料づくりを心がけましょう。

当日に使うセミナー資料の作成については、とても重要な箇所なので、また別途お伝えしたいと思います。

自社セミナー開催ステップ3.運営

セミナー開催直前から、当日のセミナー全体の運営まで、一連の流れを押さえていきましょう。

セミナーの打ち合わせ・リハーサル

セミナー当日の流れを全員で確認します。規模が大きくなるほど、早めに会場入りして入念にチェックする必要があります。

セミナー講師と参加者の位置関係、運営スタッフの配置などは、実際の会場でなければ確認できません。

セミナーに慣れていない場合は必ずリハーサルを行い、動きも実際の場所で確認しましょう。機材やスライドのチェックも行っておきましょう。

セミナー講師の対応

司会者やセミナー講師の立ち位置などは、必ず現場で、当日の運営スケジュールに従って確認します。

また、セミナー講師とのタイムスケジュールの確認を再度しておきましょう。

セミナー会場への誘導

受付開始時間から、セミナー案内看板を設置し、セミナー誘導者を配置し、参加者が迷わず会場に到着できるようにしましょう。

セミナー参加者の受付

チケット、参加証、名刺などでセミナー参加受付を行い、資料を配布します。

セミナーによって変わりますが、セミナー開始時刻を過ぎても参加者が来る場合があるため、セミナー終了時刻までは受付できる状況を作っておきましょう。

セミナー終了後の片付け

全てのプログラムが終了した後は、片付けがあります。

参加者には、会場の時間が限られていることを伝え、速やかに退出してもらえるように促します。片付けは、参加者の退出の邪魔にならないよう、裏側から片付けていきましょう。

アンケート等集計

参加者リストや参加者アンケートの集計を行い、客層と人数、アンケート内容を分析し、次のセミナー開催に役立てましょう。

自社セミナー開催ステップ4.フォロー

セミナー開催自体は目的ではなく、そこから顧客獲得に繋げてコストを回収し、継続的に運営できるようにする必要があります。

セミナー会場には見込み顧客が自ら参加しています。セミナー後の情報提供は、「セミナー参加者には必要なもの」だと考え、積極的に行っていきます。

もちろん、情報提供とともにメール、直接連絡で営業活動を続けていきます。特に、参加者に対するお礼のメール、何らかの情報発信は、セミナー翌日には行った方が良いでしょう。

欠席者へのフォローまで行うことによって次回以降の集客につながります。

どのような理由があれ、一度参加申し込みを承諾した方なので、セミナー内容に興味はあったと考えられます。

欠席者に対して、次回セミナーの優先案内を送るなどして、見込み顧客を確保していきます。

参照:
自社のセミナー開催に欠かせない5W1Hの考え方とは

セミナー参加者を分析することで、さらに具体的な内容をテーマにしたセミナーを別で開催し、そこに誘導する方法も効果的です。

セミナー開催で大事なことは、継続して行っていくことです。見込み顧客がいつでもセミナーに参加できる状況を作ることができれば、顧客化、上顧客化の可能性が大きく高まります。

これまで、直接の営業行為で商品クロージングをかけていた営業マンは、見込み顧客をセミナーに導入することがクロージングだと認識しても良いでしょう。

自社セミナー開催に必要な4ステップまとめ

自社セミナーを開催のためには、セミナー開催に必要な5W1Hの要素に基づいて、考えなければいけないこと、用意しなければいけないことが色々あります。

しかし、上記のような流れでしっかりセミナーを開催・運営できれば、以下の目的を果たすことはできるはずです。

1.新規見込み顧客の獲得
2.見込み顧客のフォロー
3.既存顧客に対するアップセル
4.顧客満足度の向上

セミナーは、その企業が持つノウハウや知識などのリソースを活かして行える非常に効率の良いマーケティング手法です。

自社セミナーを開催しなければいけない理由をしっかりと認識し、セミナー運営の4つのステップを意識して、事業の柱となるセミナー開催を検討・計画してみましょう。

参考:
全ての企業が自社セミナーを開催すべき3つの理由

我が社でもセミナーは行いますし、セミナーを行うための裏方のプロとして、セミナーを開催したい企業のお手伝いをしています。

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