仕事で信頼される話し方と信頼される文章の書き方

仕事で信頼される話し方と信頼される文章の書き方

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仕事で信頼される話し方とは

仕事で人に会う必要が全くないという方は、ほぼいないでしょう。

私たちは、仕事をしている限り、常に新しい出会いがあり、出会った人から必ず何らかの印象を持たれます。

人に与える印象で重要なことは、見た目と話し方です。「人は見た目が9割」という本がベストセラーになりましたが、第一印象における見た目には、話し方という要素が含まれると私は思います。

では、人に良い印象を与える話し方とはどのようなものなのでしょうか。

R25で「初対面で信用されない話し方TOP10」という記事がありました。こちらを参考に、まずNGな話し方を押さえてみましょう。

初対面で信用されない話し方TOP10 | R25

以下参考:
初対面で信用されない話し方TOP10 | R25

(1~3位を選択してもらい、1位=3pt、2位=2pt、3位=1ptとして集計。協力/アイリサーチ)
1位 「ぶっちゃけた話」「ここだけの話」「正直な話」などを多用する 177pt
2位 やたらと饒舌で流暢に話す 160pt
3位 カタカナ用語を多用する 147pt
4位 気さくだけど馴れ馴れしい 142pt
5位 何をいっても「おっしゃる通りです」と肯定する 120pt
6位 「なるほどですね」と相槌を打つ 79pt
7位 丁寧だけど話すテンポが遅い 72pt
8位 終始、愛想笑いを浮かべて話す 69pt
9位 無表情で淡々と話をする 67pt
10位 言葉の端々まで敬語を使う 55pt

「ぶっちゃけ」「ここだけ」など特別感を強調し過ぎると、逆に不信感を抱かれてしまうようだ。そのほか上位には、“借り物の言葉”でしゃべっているような印象を与える項目が並ぶ。

このランキングを見る限り、崩しすぎてはダメ、丁寧すぎてもダメ、ということがわかります。……ほぼほぼ人の好みということで片付けられそうです。

残念ながらこのランキングを見てしまうと、私も少なからず相手に不快に思わせる話し方をしてしまっているようですが、あまり神経質になってしまうと、人前で話ができなくなってしまいます。

大げさすぎず、丁寧すぎず、馴れ馴れしくなく、感情に素直に、気を使いながら話をするのは、難しいですよね……。

では逆に、信頼される話し方とは、一体どのような話し方なのでしょうか。

信頼される話し方の3つの壁

たとえば、会議でも、営業でも、電話でも、仕事の場で丁寧な言葉遣いは当たり前です。

仕事の場では、友達に話をするように、顧客や取引先に話しかけるわけにはいきません。

特に、初めて話をする方の場合、少々固めな言葉遣いから入っていき、徐々に話し方を崩していくことで、気さくな雰囲気を作っていく必要があります。

営業マンであれば、よくわかると思いますが、営業スキルを最大に高めるためには3つの壁を超えなければいけません。

1.トークスクリプトを覚える壁

新人のころはトークスクリプトの練習をさせられます。いわゆるロールプレイです。

まずは、必死で覚えたスクリプトを駆使して、営業するのですが、ロールプレイ通りに話は進みません。

「トークスクリプトが重要で、トークスクリプト通りに話せば、営業成績は上がる!」と教えられている新人営業マンたちは、ちょっと横道に逸れたトークを元に戻そうと必死です。

そのため、トークスクリプトが崩れてしまったときに、頭が真っ白になってしまいます。

そこで、徐々に相手の反応を予想して、予め対応するための言葉を自分なりに用意するようになります。

2.スムーズなキャッチボールの壁

さまざまな対応ルールを頭に入れて、自分なりのトークスクリプトを作っても、最終着地点は決まっています。

「◯◯はいくらで、◯◯はこのような特徴があって、素晴らしい製品なんです。」

目の前にいるのは機械ではなく人間です。そして、会話をしています。会話とは掛け合いです。自分の言いたいことだけを自分の立場で主張することではありません。

ときには自ら話を脱線させて違う話をしたり、相手の話を深く聞いたり、わからないことを質問したり、というキャッチボールが必要です。

そのとき、トークスクリプトの決まった流れは必要なくなります。自分の生の言葉で、会話をするわけです。

3.自由な会話の壁

最終的にトークスクリプトは、営業を行う上で、会話の要素の1つでしかなくなります。

より自然な会話の中で、相手のニーズに合わせて、トークスクリプトの一部が使われます。もちろん、クロージングの際も同様です。

隙があり、説明はわかり易く、丁寧で、ときには相手に合わせた話し方で、営業の組み立てが行えるようになります。


上記は営業マンを例に「信頼される話し方の3つの壁」を当てはめてみましたが、この壁は営業マンに限った話ではありません。

人と話をすることが苦手な方は、話し方に一貫性がないため、人が話したことに対するリアクションが多いのですが、リアクションのみで話を組み立てることは至難の業です。

信頼される文章の作り方とは

さて、私たちは文章を扱う印刷業です。そのため、私も普段から話し言葉と書き言葉には、なるべく気をつけるように努力しています。

書き言葉(文章)にも、人と会った時と同様に最初の印象があります。当たり前ですが、良い文章であれば、良い印象を与えられます。

文章を突き詰めていくと、先ほど話をした営業マンの営業スキルと同じで、「隙があり、説明はわかり易く、丁寧で、相手に合わせた文章」を書くことになるのです。

「文章にはさまざまなライティングルールがあるから、話し言葉とは少し違うんじゃ……?」

もちろんそうですが、文章のライティングルールと営業のトークスクリプトは似たようなものです。

四角四面のトークスクリプトが相手の心に響きにくいように、四角四面のライティングルールも相手の心に響く文章にはなりにくいのです。

相手に信頼される文章を書きたければ、まずはライティングルールをしっかり理解します。そして、文章を書くことに慣れてくれば、さまざまな応用が効いた文章を書けるようになります。

そして最終的には、「隙があり、説明はわかり易く、丁寧で、相手に合わせた文章」になっていくのです。

信頼される話し方と信頼される文章の作り方まとめ

私は、仕事でたくさんの人と話をしますし、長い営業経験もあります。そして、文章も長年書いてきています。

とは言え、年に何十回も講演を行う話のプロフェッショナルではありませんし、芥川賞をもらえるような文才もありません。

今回のお話には、私の主観が入っていることは承知の上で、さまざまな印刷物に使われる文章とビジネスの場での話し言葉は、かなり似ていると言っておきましょう。

「隙があり、説明はわかり易く、丁寧で、ときには相手に合わせた話し方」ができる方は、「隙があり、説明はわかり易く、丁寧で、相手に合わせた文章」が書けます。

逆もまた然りです。もちろんどちらも練習が必要ですが。

というわけで、まずは「信頼される話し方」「信頼される文章の作り方」どちらかを突き詰めてみてください。きっともう1つのスキルも手に入るはずです。

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