編集会議?営業会議?会議は目的別で6種類に分類される

編集会議?営業会議?会議は目的別で6種類に分類される

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会議の名前で目的や出席者が分かれる

社会人で、これまで◯◯会議というものに出席したことがないという方は、あまりいないでしょう。

たとえば、編集会議、営業会議、企画会議など、目的に応じて、会議の名前は付けられています。

もちろん、◯◯会議によって、議論することはさまざま、進め方もさまざま、意味のあるなしもさまざま……。

また、会議は時間もさまざまです。30分で終わる会議もあれば、5時間、6時間という長丁場の会議もあります。

私は仕事柄、顧客の社内会議に、サポート役や進行役で出席する機会が多いのですが、会議ほど、仕事の効率化を左右するものはないと考えています。

たとえば、会議の進め方云々の前に、出席者が、この会議は何のために行われ、何を目的にするかを理解してない場合が多々あります。

これは出席者が悪いのではなく、進行役やまとめ役が、まず会議の目的を明確にし、誰が最適な出席者なのかを考えずに、会議を行っていることが原因です。

つまり、会議の目的が明確でない、会議の出席者が明確でない、出席者の意識が明確でない、という基本の部分でのつまづきがどの会議にも見られます

そこで今回は、会議の名前によって分けられる会議の種類を押さえたいと思います。

会議の名前を明確にすることで、会議の目的を決めやすくなります。もちろん会議の名前によって、出席者も何を意識したら良いか判断がつきやすくなります。

それではさっそく見ていきましょう。

会議の種類1.報告会議(連絡会議)

報告会議(連絡会議)は、会議参加者同士の情報共有が目的です。

ただし、報告によって情報収集しただけでは会議にならないため、情報収集したうえで意思決定者が意思決定を行い、それを全員が共有することを目的にしなければいけません。

たとえば、営業会議は報告会議の典型例ですが、その多くが営業マンの報告を収集し、最終的に意思決定者が売上の目標設定、見込み顧客の取り扱い方などの指示を行うトップダウン型の形態に集約します。

会議の種類2.スケジューリング会議

スケジューリング会議は、情報を集約して、スケジュールを決定するをこと目的にします。

報告会議が、情報収集をして目標設定を行うことを目的とするならば、スケジューリング会議は、情報収集して行う目標設定に、さらに日程などのスケジュールまでを行う必要があります。

これらの意思を合わせるためには、会議内だけでの認識合わせでは足りないため、参加者は、現在の目的に則したスケジュールを予め把握して、会議に臨まなければいけません。

また、参加者は部署やブロジェクトなどを統括し、ある程度全体スケジュールを把握していなければいけないため、リーダークラスの参加者ということになります。

会議の種類3.アイデア出し会議

アイデア出し会議とは、あるテーマに対して、フラットに意見を抽出するめの会議です。

会議の進行役はアイデア出しには参加せず、如何に参加者から平均的に、多くの意見を抽出するかに、重きをおかなければいけません。

やり方としては、ブレインストーミング(ブレスト)が多く用いられます。ブレストのやり方は、以下をご参考に。

判断・結論を出さない(結論厳禁)
自由なアイデア抽出を制限するような、判断・結論は慎む。判断・結論は、ブレインストーミングの次の段階にゆずる。ただし可能性を広く抽出するための質問や意見ならば、その場で自由にぶつけ合う。たとえば「予算が足りない」と否定するのはこの段階では正しくないが、「予算が足りないがどう対応するのか」と可能性を広げる発言は歓迎される。

粗野な考えを歓迎する(自由奔放)
誰もが思いつきそうなアイデアよりも、奇抜な考え方やユニークで斬新なアイデアを重視する。新規性のある発明はたいてい最初は笑いものにされる事が多く、そういった提案こそを重視すること。

量を重視する(質より量)
様々な角度から、多くのアイデアを出す。一般的な考え方・アイデアはもちろん、一般的でなく新規性のある考え方・アイデアまであらゆる提案を歓迎する。

アイディアを結合し発展させる(結合改善)
別々のアイデアをくっつけたり一部を変化させたりすることで、新たなアイデアを生み出していく。他人の意見に便乗することが推奨される。

参考:
ブレインストーミング – Wikipedia

アイデア出し会議では、ある程度参加者を絞り込み少人数で集中的なディスカッションを行う方が活発な会議の雰囲気を作ることができます。

進行役は、アイデア出しには参加しませんが、意見がひと通り出揃ったあと、その意見を集約し、合理的にまとめていく進行能力が必要です。

会議の種類4.問題解決会議

問題解決会議とは、課題に上がっている問題を解決する方法を探るための会議です。

主な議題としては、以下の2つを見極め、解決することです。

1.この問題に対して、どのような解決方法があるのか
2.なぜこの問題が起こってしまったのか

問題が発生したときに重要なことは、迅速に問題を解決することだけではなく、2度と同じ問題が起こらないように、問題の本質を見極めることです。

そのため、問題解決会議では、役職、管理職が中心になりますが、問題が発生した部署の責任者及び、担当者を交えて、なるべく現場の意見を柔軟に聞き入れるための姿勢作りが必要になります。

また、この会議の特性上、定期的に行われるものではなく、緊急招集での会議になるため、参加者は準備の時間がありません。その場で頭をフル回転させて、議題に対処するための論理思考力も必要です。

会議の種類5.問題発見会議

問題発見会議とは、通常業務に対して、将来的な懸念点を意見として集約するための会議です。

問題発見会議は、問題解決会議とは違い、現場が普段の業務において感じていることを集める必要が有るため、役職、管理職は関係なく、参加者がフラットに、意見交換を行えるセッティングをしなければいけません。

これは、商品の品質問題だけでなく、営業方法やマーケティングの効果など、議題が多岐に渡ります。そのため、まずは部署間で定期的に会議を行い、意見を集約するピラミッド形式の会議を仕組化する必要があります。

会議の種類6.コーチング会議

コーチング会議とは、主に、上司が部下を教育することを目的とした会議です。

たとえば、営業会議と言っても、単なる報告会議なのか、コーチング会議なのかでは、目的が大きく変わります。

報告会議の名目で、最終的に上司が営業手法に言及したり、さまざまな質問をして、回答を求める場合は、会議の目的が大きく違うため、参加者には事前の準備が必要になるはずです。

もし、報告会議、兼コーチング会議であるならば、参加者には、時間を無駄に使わないための準備をさせてから、会議に臨むべきでしょう。

目的によって分類される会議の種類まとめ

このように、会議には目的によってさまざまな特徴があります。

会議とは、話し合いや意見の集約によって、1人で考えるよりも効率的に、先の予測や問題解決を図るために行われなければいけません。

1人1人が限られた時間を有効に利用するためには、会議での発言や攻撃が、単なる慣例だったり、吊し上げの手法に使われるべきではないのです。

会議の質を上げることは、部下ではなく上司、そして、管理職や役職の仕事です。

時間を無駄に使わないよう、しっかりと目的を伴った会議を行えるように、日々改善をしていきましょう。

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